Peter Vennen van Datavernietiging Michel NV in België over de weg naar CA+ certificering en de impact op het bedrijf
Wat motiveerde jullie bedrijf om zich aan te sluiten bij het Nederlandse CA+ certificeringsprogramma?
Peter Vennen: "Ik ben vorig jaar op 1 oktober begonnen bij Datavernietiging Michel NV, en op 3 oktober vond mijn eerste vergadering plaats. Daarin werd besproken dat we voor de OPK en CA+ certificeringen via de FNOI zouden gaan. We kregen namelijk van enkele grote klanten de vraag: 'Jullie zeggen wel dat jullie goed bezig zijn, maar wie kan dat bewijzen?' Zo zijn we bij FNOI terechtgekomen en zijn we begonnen met de audit. Om het CA+ certificaat te behalen, moesten we eerst het OPK-certificaat hebben, dus hebben we in december beide audits tegelijkertijd uitgevoerd. Het was een intensieve ervaring."
Hoe verschilt de CA+ certificering van de Belgische certificeringsnormen?
"Vroeger hadden we in België de CRP-certificering, een vergelijkbare norm als de OPK, maar deze is een beetje in onbruik geraakt. Na het wegvallen van die certificering werkten we jarenlang zonder, hoewel we onze taken naar behoren uitvoerden. Maar steeds meer klanten, vooral de grotere, vroegen om een certificaat als bewijs dat we ons werk correct uitvoeren. Zo kwamen we uiteindelijk bij het Nederlandse OPK en CA+ terecht."
Hoe zag het certificeringsproces eruit voor jullie en jullie medewerkers, en welke uitdagingen zijn jullie tegengekomen tijdens dit proces?
Peter Vennen: "Het was vooral veel voorbereidend werk. Onze werkwijze voldeed al voor 95% aan de eisen van het certificaat, maar niets was bij ons vastgelegd. We moesten alle processen en handleidingen op papier zetten, wat veel werk was. We hebben alle processen beschreven, zoals het ophalen, vernietigen, wat er gebeurt bij datalekken, calamiteiten, en wat er gebeurt als de installatie uitvalt. Dit hebben we als team gedaan, waarbij ik de leiding nam. Dit was niet alleen nuttig voor de certificering, maar ook voor nieuwe chauffeurs, die nu over alle nodige handleidingen en hulpmiddelen beschikken.
Het was goed om alles vast te leggen, ook voor onszelf intern. Zo hebben we onze bedrijfsprocessen verbeterd. Voor mij persoonlijk was het ook een spoedcursus om het bedrijf in korte tijd volledig te leren kennen."
Welke voordelen zie je voor Datavernietiging Michel NV met het hebben van een CA+ certificaat, zowel intern als in de markt?
Peter Vennen: "We profileren ons er wel mee, maar dat is misschien wat overdreven gezegd. Bij nieuwe klanten kan ik met trots laten zien dat we dit certificaat hebben, wat aantoont dat we aan zeer hoge standaarden voldoen. Momenteel zijn we nog het enige bedrijf in België met het CA+ certificaat, dus dat probeer ik wel te benadrukken. Ik werk eraan om ons meer zichtbaar te maken. We hebben het certificaat ook opgenomen in onze handtekening en op onze website geplaatst."
Hoe waarborgen jullie de continue naleving van de CA+ normen, en welke maatregelen zijn genomen om ervoor te zorgen dat de standaarden consistent worden gehandhaafd?
Peter Vennen: "Ik controleer heel veel. Ik loop meerdere malen per week rond om te zien of de veiligheid gewaarborgd is, bijvoorbeeld doordat alle poorten gesloten zijn. Als chauffeurs zich niet aan de afspraken houden, spreek ik hen daarop aan, al komt dat gelukkig zelden voor. Iedereen weet wat er moet gebeuren bij bijvoorbeeld een datalek of een calamiteit."
"Daarnaast heb ik vorige week nog een interne audit gehouden om het hele proces opnieuw te bekijken: zijn er aandachtspunten, waar zijn we wat losser in geworden, wat kan er verbeterd worden? Ik ben er trots op dat we het CA+ certificaat hebben, en ik wil dat behouden. Daarom doen we ons best om aan de normen te blijven voldoen."
Hoe heeft de CA+ certificering de relatie met jullie klanten en partners beïnvloed? Hebben jullie veranderingen waargenomen in hun perceptie of verwachtingen?
Peter Vennen: "De klanten die vroegen om een certificaat zijn uiteraard blij dat we het CA+ certificaat hebben, waardoor we die klanten konden behouden. Ik denk dat de certificering in de toekomst nog meer zal opleveren. Dit jaar is nog een overgangsjaar, waarin we ons verder in de certificering verdiepen en er meer mee proberen te doen."
Wat zijn de toekomstige plannen van Datavernietiging Michel NV met betrekking tot verdere certificeringen of verbeteringen in kwaliteitsbeheer?
Peter Vennen: "We merken dat we zo langzamerhand aan onze capaciteit zitten. Onze installatie kan 40 ton per dag verwerken, en we zitten bijna aan dat maximum. We willen ook meer focussen op de vernietiging van datadragers en hardware, wat steeds belangrijker wordt. Op termijn willen we daar ook een CA+ certificaat voor behalen.
Intern moeten we nog enkele aanpassingen doorvoeren om alles volgens de regels te laten verlopen, maar er is zeker het plan om te blijven groeien. We hebben bijvoorbeeld vorig jaar nog extra grond aangekocht naast ons magazijn voor datavernietiging, dus er zijn zeker uitbreidingsmogelijkheden."
Meer weten over CA+ certificering. Kijk op onze website https://www.ca-plus.nl/ en https://datavernietigingmichel.be/
Tekst: Ria Luitjes
Foto: Peter Vennen
