December is hét moment voor archiefopschoning en vertrouwelijke archiefvernietiging’
1. Rustige periode voor bedrijven
December staat bekend als een rustige periode voor veel bedrijven. Doordat medewerkers en klanten genieten van welverdiende vakanties, neemt de dagelijkse bedrijvigheid af. Dit maakt het de ideale tijd om archief met verouderde documenten op te schonen en te vernietigen, zonder dat dit de normale gang van zaken verstoort. Er is minder afleiding en dus meer ruimte om aandacht te besteden aan het grondig opruimen van overvolle archiefkasten.|
2. Compliance met Wet- en Regelgeving
Voor veel bedrijven is naleving van de AVG wet- en regelgeving een belangrijk onderdeel van hun activiteiten. Het regelmatig vernietigen van verouderde documenten digitaal en fysiek is vaak een vereiste om te voldoen aan deze voorschriften. December biedt een perfecte gelegenheid om ervoor te zorgen dat je organisatie voldoet aan de noodzakelijke normen en regels.
3. Aflopen bewaartermijnen
Veel documenten hebben een bepaalde bewaartermijn voordat ze veilig kunnen worden vernietigd. December is een uitstekende maand om te controleren voor welke documenten de bewaartermijn is verlopen. Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht van een financiële administratie. Voor naheffingen door de Belastingdienst is het wel slim om een administratie vijf jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van zeven tot tien jaar.
4. Efficiënt ruimte creëren in de kasten
Het einde van het jaar is het perfecte moment om je kantoorruimte te evalueren en te optimaliseren. Door overbodige en verouderde documenten te vernietigen, maak je niet alleen fysieke ruimte in je archiefkasten, maar ook mentale ruimte voor nieuwe projecten en doelen in het komende jaar. Een opgeruimde en georganiseerde werkplek kan de productiviteit en het welzijn van medewerkers positief beïnvloeden. Misschien waren er wel al plannen om het kantoor eens anders in te richten en de kasten te verplaatsen? Dan is dat een perfecte vervolg actie.
5. Voorkomen van datalekken
Door nu actie te ondernemen en het archief vol met privacy gevoelige informatie over het bedrijf, klanten en medewerkers te laten vernietigen door een CA+ gecertificeerd bedrijf, voorkom je dat vertrouwelijke informatie onnodig blijft circuleren. Want wat doe je als de kast vol is?
Jaarlijks actie ondernemen minimaliseert het risico op datalekken en zorgt ervoor dat je bedrijf voldoet aan de hoogste normen voor gegevensbescherming. Je kunt zelfs afgesloten containers op de afdeling plaatsen zodat het proces van begin tot einde goed gewaarborgd is.
6. Offerte aanvragen bij een CA+ gecertificeerd bedrijf
Om het proces volledig veilig en vertrouwelijk te maken, kun je via de CA+ website het register van gecertificeerde bedrijven vinden. Vraag bij van een van de 13 CA+ gecertificeerde bedrijven een offerte aan voor archiefvernietiging. Met CA+ certificering ben je verzekerd van een veilige en efficiënte vernietigingsservice.
Kortom, december biedt niet alleen de gelegenheid om te ontspannen en te genieten van de feestdagen, maar ook om praktisch en doelgericht ruimte te creëren voor in het nieuwe jaar. Het is tijd om je archiefkasten op te schonen en klaar te zijn voor een frisse start in 2024.
Door: Ria Luitjes
