Deze vraag wordt mij als specialist op het gebied van archiefopslag en -vernietiging de laatste tijd steeds vaker gesteld als ik bij mijn klanten op bezoek kom. Het lijkt een simpele vraag die u zich vast ook wel eens stelt. Maar is het wel zo simpel?
Plicht en noodzaak
Om de vraag te beantwoorden komt in eerste instantie plicht en noodzaak om de hoek kijken. Er kan vanuit bepaald risico oogpunt een belang zijn om waardevolle documenten als bewijswaarde te bewaren. Daarnaast kan er natuurlijk sprake zijn om vanuit bijvoorbeeld een wetenschappelijk, technisch of historisch oogpunt archieven te bewaren. De waarde van een archiefstuk kan vanuit bedrijfsvoering vervallen zijn, maar vanuit erfgoedbehoud wel belangrijk zijn om te waren.
Wettelijk kader
Natuurlijk is er ook een wettelijk kader die helpt de vraag te beantwoorden. Zo is er de Archiefwet 1995. Samen met het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling vormen ze het juridisch kader voor waardering en selectie. Het juridisch kader geeft aanwijzingen voor de procedure van het vaststellen van een selectielijst en de belangen waarmee rekening gehouden dient te worden bij het vaststellen van bewaartermijnen. Overheidsorganisaties zullen hier in ieder geval aan moeten voldoen. Naast de Archiefwet komen er ook andere wetten en besluiten naar voren die ook voor het bedrijfsleven belangrijk zijn om vast te stellen of iets vernietigd mag of zelfs moet worden. Hierbij kan gedacht worden aan de Wet Rijksbelastingen als het gaat om fiscale documenten of de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst als het gaat om medische gegevens.
Opstellen termijnenregister
Met zoveel regels is mijn advies om binnen je organisatie een termijnenregister op te stellen zodat duidelijk is hoe gehandeld dient te worden als de vraag “Bewaren of Vernietigen ?” zich voordoet.
Eerste hulp bij vernietiging!
Eenmaal als het duidelijk is of je moet bewaren of vernietigen ontstaan er allerhande vervolgvragen zoals: hoe moet ik dan vernietigen? Gelukkig is deze vraag iets eenvoudiger te beantwoorden omdat daar in Nederland een aantal gespecialiseerde bedrijven, zoals die van ons, zijn die zich CA+ gecertificeerd hebben conform de afspraken binnen de branchevereniging FNOI. Deze bedrijven zorgen er voor dat zorgvuldige vernietiging plaatsvindt conform de gestelde eisen. Zo wordt geborgd dat de vertrouwelijke documenten waarvan je afstand hebt gedaan definitief uit omloop worden genomen, hetgeen absoluut een veilig gevoel geeft. Ik raad je dan ook zeker aan om de vernietiging van je vertrouwelijk documenten bij een CA+ gecertificeerd bedrijf onder te brengen!
Samengevat:
· Check of er sprake is van plicht en noodzaak
· Raadpleeg de Archiefwet 1995 indien van toepassing
· Stel een termijnenregister op voor je organisatie
· Schakel een gespecialiseerd bedrijf in wanneer er sprake is van vernietiging van vertrouwelijke documenten
Op onderzoek uitgaan
Bewaren of Vernietigen? Heb jij je deze vraag de laatste tijd ook al eens gesteld of heeft het lezen van mijn blog je aan het denken gezet? Doorloop dan eens bovenstaande punten en kijk hoe dit binnen jou organisatie is geregeld en/of wat binnen jouw organisatie van toepassing is.
Het is niet vanzelfsprekend dat je goed zit wanneer je onbeperkt gegevens blijft bewaren!
Freerk Potze, Virol Recycling Groep/ Reisswolf
